ALASAN UTAMA MANAJEMEN DIBUTUHKAN DALAM SUATU ORGANISASI ATAU PERUSAHAAN

Alasan utama manajemen itu dibutuhkan dalam suatu organisasi / usaha:

1.      Untuk memudahkan pencapaian tujuan, baik tujuan organisasi maupun tujuan pribadi. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan juga tujuan individu yang ada dalam organisasi tersebut. Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Ada empat tujuan manajemen dalam sebuah organisasi adalah sebagai berikut:

1)      Tujuan Sosial

Tujuan sosial manajemen adalah agar organisasi atau perusahaan bertanggungjawab secara sosial dan etis terhadap keutuhan dan tantangan masyarakat dengan meminimalkan dampak negatifnya.

2)      Tujuan Organisasional

Tujuan organisasional adalah sasaran formal yang dibuat untuk membantu organisasi mencapai tujuannya.

3)      Tujuan Fungsional

Tujuan fungsional adalah tujuan untuk mempertahankan kontribusi pada tingkat yang sesuai  dengan kebutuhan organisasi

4)      Tujuan Individual

Tujuan individual adalah tujuan pribadi dari tiap anggota organisasi atau perusahaan yang hendak mencapai melalui aktivitasnya dalam organisasi.

Ada tujuan tertentu, betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cenderung lebih baik hasilnya daripada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik.

Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah:

1)      Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.

2)      Harus ada orang-orang yang bekerja sama.

3)      Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.

4)      Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.

Keberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan itu akan berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana manajemen itu sendiri merupakan suatu perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang terkait. Maksudnya adalah serangkaian tahap kegiatan mulai awal melakukan kegiatan atau pekerjaan sampai akhir tercapainya tujuan kegiatan atau pekerjaan. Pembagian fungsi manajemen menurut beberapa ahli manajemen, di antaranya yaitu :

a.       Menurut Dalton E.M.C. Farland (1990) dalam “Management Principles and Management”, fungsi manajemen terbagi menjadi :

6.      Planning (Perencanaan)

7.      Organizing (Pengorganisasian)

8.      Controlling (Pengawasan)

b.      Menurut George R. Terry (1990) dalam “Principles of Management”, proses manajemen terbagi menjadi :

·         Planning (Perencanaan)

·         Organizing (Pengorganisasian)

·         Controlling (Pengawasan)

·         Activating (Pelaksanaan)

c.       Menurut H. Koontz dan O’Donnel (1991) dalam “The Principles of Management”, proses dan fungsi manajemen terbagi menjadi :

·         Planning (Perencanaan)

·         Organizing (Pengorganisasian)

·         Controlling (Pengawasan)

·         Directing (Pengarahan)

d.      Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian

·         Planning (perencanaan)

·         Organizing (pengorganisasian)

·         Motivating (pemberian dorongan)

·         Controlling (mengarahkan)

·         Evalution (mengawasi kegiatan yang telah selesai)

e.       Henry Fayol

·         Planning (perencanaan)

·         Organizing (pengorganisasian)

·         Commanding (pemberian komando)

·         Coordinating (pengkoordinasian tugas)

·         Controlling (pengawasan sedang berjalan)

f.       Luther M. Guillck

·         Planning (perencanaan)

·         Organizing (pengorganisasian)

·         Sttafing (pengadaan tenaga kerja)

·         Directing (pembimbingan)

·         Coordinating (pengkoordinasian tugas)

·         Raporting (prelaporan)

·         Budgetting (penganggaran)

2.      Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi seperti: pimpinan, pegawai, pelanggan, serikat kerja, pemilik dan karyawan, maupun pelanggan, konsumen, suplier, serikat pekerja, asosiasi perdagangan, pemerintah dan masyarakat.

3.      Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Banyak cara untuk mengukur hasil kerja suatu organisasi dan salah satu yang umum adalah efisiensi dan efektivitas.

a.            Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, dengan perbandingan antara sumber daya yang digunakan, berdasarkan perhitungan ratio atau perbandingan terbaik antara output dan input artinya beberapa ouput yang dihasilkan dalam proses dibandingkan dengan input yang masuk. Singkatnya makin besar output yang dihasilkan dan semakin kecil input yang diperlukan maka semakin efisien. Jadi, seorang manajer dikatakan efisien apabila ia mampu mencapai hasil yang lebih tinggi, dibanding dengan masukan-masukan yang digunakan (tenaga kerja, uang, bahan, mesin-mesin dan waktu).

Efisensi organisasi mungkin lebih mudah terjadi jika ada keterlibatan warga Negara dalam kerja pemerintahan. Efisiensi saja tidak cukup tetapi juga responsiveness to concern of citizents. Efisiensi menghendaki adanya mekhanisme rasional dalam organisasi. Sedangkan sebelum pejabat memutuskan sesuatu memerlukan informasi yang lengkap (komprehensif), benarkah ini sudah terpenuhi. Dan benarkah bahwa keputusan itu sudah mengakomodasi kepentingan organisasi dan kepentingan partisipan.

Efisiensi menyangkut pertimbangan tentang keberhasilan organisasi pelayanan publik mendapatkan laba, memanfaatkan faktor-faktor produksi serta pertimbangan yang berasal dari rasionalitas ekonomis. Apabila diterapkan secara objektif, kriteria, seperti likuiditas, solvabilitas, dan rentabilitas merupakan kriteria efisiensi yang relevan.

Efisien jika output > daripada input (hasil lebih besar daripada pengorbanan).

b.           Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang  tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Atau dengan kata lain seorang manajer dapat dikatakan efektif apabila dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode yang tepat untuk mencapai tujuan.

Efektivitas adalah sejauh mana output yang dihasilkan dapat memenuhi sasaran dan tujuan manajemen, dimana ukuran efektivitas hampir selalu digunakan untuk menggambarkan kesesuaian rencana dengan realisasi.

Menurut ahli manajemen Peter Drucker: efektivitas ialah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things), sedang efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right). Oleh karena itu, menurut beliau, bagi para manajer pertanyaan yang paling penting adalah:

Bukan bagaimana melakukan pekerjaan dengan benar untuk dilakukan dan memusatkan sumber daya dan usaha pada pekerjaan tersebut.

Contoh: Seorang manajer yang bersikeras untuk  memproduksi mobil yang besar, sedang permintaan masyarakat justru pada mobil-mobil yang kecil, maka itu adalah manajer yang tidak efektif, meskipun produksi mobil-mobil yang besar tersebut dilakukan dengan efisien.

Apakah tujuan dari didirikannya organisasi pelayanan publik tersebut tercapai? Hal tersebut erat kaitannya dengan rasionalitas teknis, nilai, misi, tujuan organisasi, serta fungsi agen pembangunan. Proses-proses dari lembaga dengan menggunakan sumber-sumber yang tersedia dapat menghasilkan sesuai dengan apa yang digariskan.

Efektivitas berkaitan dengan seberapa jauh sasaran telah tercapai, dan efisiensi menunjukkan bagaimana mencapainya, yakni perbandingan biaya, usaha, dan pengorbanan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai.

Efektif jika sasaran organisasi tercapai (bedakan dengan tujuan). Bisa terjadi tujuan kegiatan tercapai tetapi tidak tepat sasaran.

Sejarah Berdiri Organisasi ASEAN

Sejarah Berdiri Organisasi ASEAN

Dunia Organisasi

Organisasi ASEAN mulai didirikan pada tanggal 8 Agustus 1967 oleh Malaysia, Filipina, Indonesia, Thailand, serta Singapura. Organisasi ini memiliki moto yang berarti bersatu dalam misi, identitas dan komunitas yang sama terdiri atas negara di bagian tenggara Asia. Tujuan-tujuan dari pembentukan organisasi ini adalah untuk akselerasi bidang ekonomi, sosial, dan evolusi kultur budaya dari setiap anggotanya, penjagaan keamanan dan stabilitas regional, serta kesempatan bagi anggota untuk membahas perbedaan secara damai.

Sejarah Perjalanan Organisasi ASEAN

Sebelum sejarah berdiri organisasi ASEAN tertulis, sudah ada organisasi yang menaungi negara-negara Asia Tenggara dengan nama Association of Southeast Asia (ASA) yang dibentuk oleh Filipina, Thailand, serta Malaysia, pada tahun 1961. Meski begitu, baru pada tanggal 8 Agustus 1967 lah organisasi ini di inagurasi saat menteri luar negeri dari lima negara yang terdiri dari Indonesia, Filipina, Malaysia, Thailand, serta Singapura bertemu di gedung urusan luar negeri Thailand di Bangkok dan menandatangani deklarasi ASEAN. Lima orang yang bertemu adalah Adam Malik dari Indonesia, Abdul Razak dari Malaysia, Narciso Ramos dari Filipina, S. Rajaratnam dari Singapura, serta Thanat Khoman dari Thailand.

Sejarah Berdiri Organisasi ASEAN

Motivasi awal terbentuknya ASEAN adalah agar anggota-anggotanya bisa berkonsentrasi pada pembangunan bangsa, ketakutan bersama akan komunisme, berkurangnya kepercayaan pada kekuatan eksternal di tahun 1960, dan ambisi untuk meningkatkan perkembangan di bidang ekonomi. Organisasi ini kemudian semakin berkembang dengan masuknya anggota ke-6. Anggota baru ini bergabung satu minggu setelah merdeka, tepatnya pada tanggal 8 Januari 1984, dan anggota tersebut adalah Brunei Darussalam.

Sejarah berdiri organisasi Asean dan perkembangan kelompoknya terus berlangsung hingga akhirnya pada tanggal 28 Juli 1995 Vietnam memutuskan untuk bergabung dan menjadi anggota ketujuhnya. Dua tahun berikutnya tepat pada 23 Juli 1997, Laos dan Myanmar (Burma) bergabung, dan sebelumnya Kamboja juga akan bergabung bersama dua negara tadi tapi gagal karena permasalahan politik di negaranya, meski pada akhirnya Kamboja bergabung pada 30 April 1999 menyusul stabilnya pemerintahan di negara tersebut.

Pada awalnya, Laos menjadi menjadi ASEAN Observer pada ASEAN Ministerial Meeting (AMM) ke-25 di Manila pada bulan Juli 1992. Pada AMM ke-28 di Bandar Seri Begawan, menteri luar negeri Laos mengatakan bahwa ia ingin melihat Laos bergabung dengan ASEAN pada tahun 1997. Hal ini juga dituliskan dalam surat pengajuan anggota ASEAN yang ditulis oleh Laos pada tanggal 15 Maret 1996.

Pada AMM ke-28, Kamboja dan Myanmar untuk pertama kalinya datang ke pertemuan ASEAN. Sama seperti Laos, menteri luar negeri Kamboja juga mengirim surat pengajuan anggota pada tanggal 23 Maret 1996 dan berisi tentang keinginan mereka bergabung pada tahun 1997. Myanmar sedikit berbeda karena pada AMM ke-28 ia menjadi tamu, dan pada pertemuan itu juga ia mendaftarkan diri menjadi ASEAN Observer. Kepala pemerintahan Myanmar kemudian bergabung bersama kepala pemerintahan Laos dan Kamboja untuk bertemu kepala pemerintahan ASEAN saat ASEAN Summit ke-5 di Bangkok pada 15 Desember 1995, dan kepala pemerintahan Myanmar berharap status ASEAN Observer mereka akan diberikan pada AMM ke-29 di Indonesia tahun 1996.

Timor Timur memulai debut untuk menuliskan namanya dalam sejarah berdiri organisasi ASEAN pada SEA Games di 2003. Akhirnya, negara itu diundang bergabung dalam regional forum ASEAN pada tahun 2005. Presiden dari Timor Timur saat itu, Jose Ramos-Horta berharap mereka bisa bergabung sebelum 2012. Meski begitu, terjadi beberapa perbedaan pendapat seperti yang dilayangkan oleh perdana menteri Singapura, Lee Hsien Long, pada tahun 2011 akhir yang menolak bergabungnya Timor Timur. Hal tersebut ia utarakan karena Singapura ingin mencapai integrasi ekonomi pada tahun 2015, dan Timor Timur yang sedikit lebih maju akan mepersulit tujuan itu.

Papua New Guinea (PNG) sudah menjadi pengamat regional blok ini sejak tahun 1976, lebih dahulu dibandingkan anggota ASEAN yang non-pendiri. Pemimpin PNG sendiri sudah mendesak untuk keanggotan penuh sejak paling tidak 1980. Pada AMM ke-29 di Jakarta tahun 1996, menteri luar negeri PNG yang bernama Kilroy Genia menegaskan keinginannya untuk mempererat interaksinya dengan ASEAN dengan cara bergabungnya PNG sebagai anggota ASEAN. Masalah utama yang dihadapi PNG untuk bergabung dalam ASEAN adalah lokasi geografisnya yang meskipun tidak terlalu jauh dengan Jakarta, PNG dianggap ada di luar Asia.

Berawal pada tahun 1997, blok ini merasa bahwa butuh integrasi lebih terhadap region mereka, sehingga dibuatlah sebuah rangka kerja untuk mencapai tujuan ini. ASEAN Plus Three merupakan hasil pertama dari pemikiran ini dan dibuat demi mempererat hubungan negara-negara ASEAN dengan Republik Rakyat Tiongkok, Jepang, dan Korea Selatan. Hal ini kemudia diikuti dengan pertemuan yang lebih besar yaitu East Asia Summit yang kini ditambahkan dengan India, Selandia Baru, Amerika Serikat, dan Rusia. Pengelompokkan baru ini ditujukan untuk membentuk sebuah komunitas bernama East Asia Community.

Sejarah berdiri organisasi ASEAN juga diwarnai dengan adanya perjanjian dagang bebas yang diutarakan pada 26 Agustus 2007, tahun yang menandai 40 tahun berdirinya ASEAN dan juga 30 tahun hubungan diplomatis mereka dengan Amerika Serikat. Perjanjian dagang bebas ini rencananya akan diikuti oleh ASEAN, Tiongkok, Jepang, Korea Selatan, India, Australia, dan Selandia Baru bersamaan dengan komunitas ekonomi ASEAN yang akan dimulai pada tahun 2015. Pada tahun yang sama juga Cebu Declaration on East Asian Energy Security ditandatangani di Cebu oleh ASEAN dan anggota lain dari EAS yaitu Australia, RRT, India, Jepang, Selandia Baru, dan Korea Selatan. Deklarasi ini berfokus pada keamanan energi dengan mencari sumber energi alternatif.

Manajemen Information System

Management Information System atau Sistem Informasi Manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Management Information System atau Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi sebuah disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :

1. Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
2. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.
3. Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.
4. Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.
5. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.

Sebagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang data adalah fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpulan. Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah pengetahuan baru.