1.
Pendekatan
– pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi
yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran
dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi,
semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan
informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif,
yaitu:
- Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai koordinasi yang
efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar :
hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan
serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan
peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
ü
Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi
dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang
jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta
dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
ü
Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan
manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat
juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
ü
Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan
untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap
sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu
lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
- Meningakatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial
menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling
tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat
di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
- Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana data
disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di
dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah
dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan
operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi
perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah,
hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan
dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
ü
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas
dan efisiensi kerja.
ü
Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga
mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
ü
Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan
pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk
masalah-masalah khusus.
ü
Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau
proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan
tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
ü
Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan
anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini
diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas
tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
ü
Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan
penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
- Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak
efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan
dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan
organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas
dapat berdiri sendiri.
- Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber daya-sumber daya tambahan
memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan
baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik ini mengurangi kebutuhan
koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas
yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu
organisasi operasi (perusahaan).
source: https://nti0402.wordpress.com/2010/01/01/koordinasi-yang-efektif-dalam-organisasi/